جدول (۲-۳) عوامل موثر بر اثر بخشی سازمان (دفت[۳۷]،۱۳۸۷)
۱-گرایش استراتژیک:
سازمان اثر بخش به مشتری توجه زیادی می کند. در حال حاضر سازمان های موفق مشتری را به عنوان مهم ترین عامل ذی نفع در سازمان به حساب می آورند و در چنین سازمانی راز موفقیت در گرو تامین نیازهای مشتری است. امروزه اغلب مدیران ارشد از مشتریان در خواست می کنند تا با آنها تماس بگیرند و نیازهای خود را در میان بگذارند.
۲-مدیریت عالی:
رهبر باید یک رویا یا دید‏گاه از آنچه را که می توان انجام داد ارائه کرده و به کارکنان احساس رهبری، هدف مشترک و مقصود یا مقصد القا کند. رهبرانی که دارای داگاه یا رویا هستند این آمادگی را دارند تا آستین های خود را بالا زده و در همۀ سطوح ‏در امور و مسائل مشارکت نمایند.
همچنین در یک سازمان موفق مدیران وکارکنان به عمل و کار توجه می کنند ، آنها پیش از ارائه راه حل و تصمیم گیری صلاح نمی دانند که به عمق مسائل توجه کنند. شرکت های موفق چنین شعاری دارند: « ‏آن را انجام دهید، آن را بیازمایید، آن را درست کنبد» (دفت،۱۳۸۷).
۳-طراحی سازمان:
‏ سازمان های موفق و اثربخش از نظر طرح سازمانی دارای سه ویژگی هستند. ۱) شکل ساده وکارکنان اندک، ٢‏) تمرکز زدایی با هدف افزایش کارآفرینی و ۴) داشتن دو ویژگی سخت گیری و ساده گیری به صورت همزمان.
‏شکل ساده و کارکنان اندک به معنی این است که شکل و سیستم سازمان های موفق ‏به صورتی ظریف، ساده و تعداد کارکنان در پست های ستادی انگشت شمارند. این ‏خود یک دیوان سالاری کوچک است. شرکت های بزرگ به بخش های مستقل کوچک تقسیم شده اند تا بتوانند ساده و انعطاف پذیرگردند.
‏ساختار سازمانی غیرمتمرکز می شود تا نوآوری و تغییر را تقویت نماید. خلاقیت و نوآوری کارکنان در همه سطوح تقویت و تشویق می شود، و به آنها پاداش های نیکو می دهند. افراد فنی درکنار بازاریاب ها قرار می گیرند تا بتوانند با هم ناهار صرف کنند. واحدهای سازمانی کوچک هستند تا افراد درباره حل مسائل همکاری نمایند (کاپلان و نورتن[۳۸] ،۱۹۹۶).
۴-فرهنگ سازمانی:
جو آکنده ازاعتماد ضرورت پیدا می کند، زیرا کارکنان باید بتوانند آزادانه و با صداقت با یکدیگر ارتباط برقرارکنند. همکاری بین دوایر نیاز به اعتماد و اطمینان متقابل دارد. مدیران وکارکنان باید به یکدیگر اعتماد یکدیگر اعتماد نمایند تا بتوانند جهت حل مسائل همکاری نمایند.
افزایش تولید ازمجرای کارکنان بدین معنی است که همه افراد باید مشارکت نمایند.کارگران به عنوان منشا یا ریشه کیفیت و بهره وری به حساب می آیند. افراد تشویق وترغیب می گردند و به آنها اختیارات داده می شود تا در امور تولید، بازاریابی و بهبود ‏محصولات جدید مشارکت کنند. دیدگاه های مخالف تقویت (و نه سرکوب) می شود. توانایی در حرکت به جلو از طریق توافق نظر عمومی موجب افزایش انگیزه، اعتماد به نفس و تقویت نوآوری و کارایی می گردد (کاپلان و نورتن ،۱۹۹۶).
۲-۲-۱۰- شاخصهای اثر بخشی
این شاخص ها موجب بازنگری در تخصیص منابع به فعالیتهای مؤثرخواهد شد و با استفاده از آن ها می توان تغییرات ارزان ولی مؤثر را شناسایی کرده و با حداقل هزینه به ایجاد تحولات اقدام نمود تا خدمات ارزان ولی مناسبتری که رضایت شهروندان و ارباب رجوع سازمانها را در بر دارد، ارایه کرد. (ابطحی و عباسی،۱۳۸۶،۳۷).