توان سیستم اطلاعات مدیریت MIS[18]را در سازمان مستقر کرد و از سه بخش اصلی آن یعنی
 
 
سیستم گزارشات مدیریت MRS[19]،
سیستم پشتیبانی تصمیم گیری DSS[20]
وسیستم اطلاعات مدیران عالی EIS[21]بهره مند شد (صارمی،۱۳۸۶،۵۶).
۲-۴-۲-۱سیستم گزارشات مدیریت MRS:
نحوه عملکرد این سیستم ها بدین صورت است که اطلاعات واقعی که توسط سیستم های پردازش عملیاتی یا (TPS ها) ایجاد شده است با اهدافی که توسط مدیران به عنوان استراتژی سازمان مشخص شده مقایسه می گردد. در حقیقت اطلاعات واقعی با شاخص های کلیدی موفقیت یا CSF[22]ها که اهداف عملیاتی واحدها هستند مقایسه می شوند و مسائل و مشکلاتی که در رسیدن به این اهداف وجود دارد به مدیران سازمان گزارش داده می شود که بر مبنای آن بتوانند تصمیمات مقتضی را در رابطه با مشکل بوجود آمده اخذ نمایند.

۲-۴-۲-۲سیستم پشتیبانی تصمیم گیری DSS:

امروزه DSS مفهوم خاص تری را دنبال می کند با بکارگیری هوش مصنوعی و سیستم های خبره توانمندی سیستم های پشتیبان تصمیم گیری در یک سازمان رو به افزایش است. هوش مصنوعی به استفاده از کامپیوتر در ارائه دلیل، جهت حل مسئله بدون کمک انسان توجه دارد.سیستم های خبره یک زیر مجموعه ای از هوش مصنوعی است که در آن هدف ، فراهم کردن کامپیوتری با قابلیهای مشابه به عنوان یک متخصص و یک مشاور می باشد با ترکیب سیستمهای خبره در DSS، کامپیوتر می تواند توسط مدیر در زمینه فرآیند های تصمیم گیری بنحو (مؤثرتری)[۲۳] مورد مشاوره قرار گیرد مدیریت یک سازمان تصمیم دارد با توجه به مواد اولیه ای که در سازمان است حد مطلوبی از تولید را ایجاد کند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری DSS با ارائه مدل های مختلف تصمیم گیری مانند مدل برنامه ریزی خطی LP- مدل برنامه ریزی غیر خطی NLP و یا مدل های سرانگشتی مدیر را در انتخاب مسیر راهنمائی می کند.
و یا اگر قرار است مدیری براساس نظریات مشتریان و موقعیت سازمان در بازار نسبت به تغییر موقعیت سازمان در بازار اقدام نماید و یا موقعیت شرکت خود را در بازار تثبیت کند و یا سهم بیشتری از بازار را در اختیار بگیرد می تواند از مدل QFD جهت تصمیم گیری بهره مند شود و یا اگر مدیریت یک سازمان می خواهد افراد مختلف سازمان و یا قسمت های مختلف سازمان را با یکدیگر مقایسه کند و راندمان کار آنها را با توجه به همگن کردن ورودی ها و خروجی هایی که ایجاد کرده اند مشخص نموده و در جهت راهنمائی افراد و قسمت ها به منظور افزایش راندمان اقدام کند می تواند از مدل هائی که برای این منظور در سیستم پیش بینی شده است بهره مند شوند.

۲-۴-۲-۳سیستم اطلاعات مدیران عالی EIS:

یکی از وظایف اصلی سیستم های اطلاعات مدیران ارشد EIS مشخص کردن اثرات تاثیرات تصمیم های مدیران سازمان بر روند کار شرکت است به این منظور باید قبل از اینکه یک تصمیم به اجرا درآید. اطلاعات مربوط به حوزه تصمیم گیری را بصورت نمودار رسم کرده و سپس بعد از اجرای تصمیم، مجدداً آن نمودار رسم شود. مدیران از مقایسه این دو نمودار متوجه خواهند شد که این تصمیم چه تاثیری را بر روند اجرای شرکت گذاشته است.
سازمان های که می خواهند سیستم ERP را پیاده نمایند باید بتوانند در هنگام پروژه پیاده سازی ERP سریعا تصمیم گیر نمایندکه این امر نیاز به آن دارد که مدیریت ارشد از تیم پیاده سازی سیستم ERP در نظر بگیرد تا آمادگی لازم جهت پیاده سازی موفق سیستم ERP راداشته باشدو بتواند پروژه را درزمان تعیین شده با موفقیت تمام نماید(صارمی،۱۳۸۵،۵۷).

۲-۴-۲-۳هوشمندی سازمانی(BI)

سیستمی است که با جمع آوری ،طبقه بندی و معنا بخشی به داده ها ، می تواند تحلیل جامع و واقع بینانه ای از شرایط و وضعیت کسب و کار برای تصمیم سازی به مدیران عالی ارائه دهد . هر دو دسته این سیستم ها برای کمک به تصمیم گیری در لایه های مختلف مدیریت در راستای تحقق هدفهای استراتژیک ، تاکتیکی و عملیاتی سازمان نقش پر اثری دارند، ولی با بالا رفتن حجم اطلاعات در سازمان ها و پچیدگی روز افزون فرایند های کسب و کار ، نیاز به سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی به عنوان یک راه حل نوی مدیریتی برای یکپارچه ساختن سیستم ها ، در حوزه های مختلف و فعالیت های مرتبط ، احساس شده است(طاهری و همکاران ، ۴۴،۱۳۸۷).

۲-۵جایگاه ERP در لایه های نرم افزاری و سیستم های اطلاعاتی:

سیستم های ERP می تواند برای مدیریت اطلاعات عملیاتی شرکت های SME با هدف برنامه ریزی منابع سازمانی، مورد استفاده قرارگیرند. ERP می تواند در حوزه هایی مانند امور مالی ،منابع انسانی ساخت وتولید ،تدارکات ،مدیریت زنجیره تامین وتحلیل داده مورد استفاده قرارگیرند.ERP کار کرد های زیر رابرای سازمان ایجاد می کند( نالچیگرو همکاران، ۷۷،۱۳۸۶).
امور مالی:دفتر کل ، حساب های قابل دریافت ،حساب های قابل پرداخت، تجهیزات ثابت ،مدیریت خزانه،کنترل هزینه.
منابع انسانی:مدیریت منابع انسانی،سیاهه دستمزد.
تولید و تدارکات : برنامه ریزی تولید ، دریافت سفارشات ، مدیریت انبار، مدیریت حمل ونقل ،مدیریت پروژه ، نگهداری کارخانه ، مدیرت خدمات مشتری.

سیستمERPبه طور معمول عناصر کلیدی زیر را دارا هستند :سیستم سرویس دهنده/سرویس گیرنده،پایگاه داده سازمانی،و ماژول های کاربردی.براساس تحقیقات/ یک سیستم ERPبه واسطه فناوری سرویس دهنده/سرویس گیرنده پشتیبانی می شود و سیستم های آن به طور معمول به شیوه ای توزیع شده و متفرق مورد استفاده قرار می گیرند . تعدادی از سیستمERPاز واسطه کار بر تحت وب استفاده می کنند . سیستم ERP همیشه به واسطه سیستم پایگاه داده مرکزی مورد استفاده قرار می گیرد. تمامی سیستم های کاربردی ERP با این پایگاه داده که تضمین کننده یکپارچگی داده های سازمانی است در ارتباط هستند . فروشندگان ERP ماژول های متنوعی برای واحد های سازمانی مانند امور مالی ،حسابداری ،منابع انسانی ،فروش ،ساخت و تدارکات و غیره ایجاد می کنند.سیستم های ERPباعث وابسته شدن بیش از پیش سازمان های بزرگ به فناوری اطلاعات می شوند .ERPکارکردهای گوناگون سازمان را در یک مدل یکپارچه به یکدیگر متصل می کند.این امر موجب بهبود قابلیت پاسخگویی به نیاز مشتری و ارایه محصول به بازار با سرعت بیشتر و در زمان دوره کوتاه تر می شود( نالچیگرو همکاران،۷،۱۳۸۶).

۲-۵-۱قابلیتهای کیفی نرم افزار

این معیار شامل قابلیت آزمو نپذیری،(آزمون پذیری نرم افزار،میزان سهولتی است که نرم افزار بتواند تحت آن اشتباهات خود را حین آزمون به نمایش گذارد)وقابلیت سپردن به حافظه ،اجتناب از خطا ، قابلیت یکپارچگی(این صفت توانایی آن است که مؤلفه های جدا ازهم ساخته شده بتوانند با هم به درستی کارکنند)وقابلیت یادگیری کاربر( چقدر راحت ،سریع می توانداستفاده از واسط رایاد بگیرد)،امنیت (توانایی سیستم برای مقاومت درمسائل ناخواسته وامتناع از دادن سرویس زمانی که خود سیستم درحال ارائه سرویس هایی برای کاربران است به شمارمی آید)،کارکرد( توانایی سیستم برای انجام دادن کاری اهدفی است که برای آن ساخته شده است)(بهبودی اصل،۱۳۹۱،۱۵).
استراتژی فناوری اطلاعات تعیین می کند که چگونه یک کسب و کار مورد انتظار در جامعه یک شرکت یا سازمان در آینده تحقق پیدا کند ونیز این استراتژی توصیف می کند که ماموریت ها واهداف محیط جامع کسب وکار سازمان چگونه به وسیله فناوری اطلاعات پشتیبانی شود(لنکرانی،۱۳۹۰،۲۰۷). براى تحقق نظارت الکترونیکى،ایجاد بسترهاى فناورى اطلاعات وارتباطات ضرورى است ومستلزم این است که سازمانها نیز به سمت الکترونیکى شدن گام بردارند.توجه به نظامهاى یکپارچه اطلاعاتى در سازمان ها در همین راستا است وسیستم یکى ازطرحهاى اطلاعاتى عملیاتى است که مى تواند (ERP) برنامه ریزى منابع سازمان به صورت یکپارچه به تمامى اطلاعاتى که درحین عملیات تولیدمى شود نظم دهدو با ثبت،دسته بندى وطبقه بندى،پردازش و ارائه گزارش هاى مدیریتى، تمامى این اطلاعات را در اختیار مدیران قرار دهد. تا درنظام برنامه ریزى و نظارت وکنترل مورداستفاده قرارگیرد(حسینی،فولادی طرقی،۱۳۸۹،۶۸۱).

۲-۶نقش IT در شکست اغلب پروژه های برنامه ریزی منابع سازمان

در ساده ترین سطح، ERP مجموعه‌ای از بهترین عملیات برای انجام وظایف مختلف در سازمان است که این وظایف مثلا شامل مالی، تولید، انبار است. برای اینکه از نرم افزار چیز بیشتری به دست آورید، باید افراد داخل سازمان خود را متقاعد به انطباق با روش های کاری نرم‌افزار کنید. اگر افراد در بخش های مختلف (که از ERP استفاده خواهند کرد) قبول نداشته باشند که روش های کاری که داخل نرم‌افزار گنجانده شده، بهتر از روش های مرسوم و جاری است، در استفاده از نرم‌افزار مقاومت می‌کنند و بخش فناوری اطلاعات را مجبور به تغییر نرم افزار به منظور تطبیق با فعالیت های مرسوم و جاری خواهند کرد. اینجاست که پروژه های ERP دچار شکست می شوند و جنگ های درون سازمانی پیرامون نحوه نصب نرم افزار شیوع پیدا می کند. بخش IT درگیر تلاش های گران قیمت و طولانی برای سفارشی سازی نرم افزار می‌شود تا خواسته های افراد قدرتمند تجاری را برآورده سازد. این سفارشی‌سازی ها ماهیت اصلی نرم‌افزار را ناپایدار می‌کنند و نگهداری آن را نیز بعد از شروع به کار آن مشکل می سازند.اما واحد IT بخوبی و بسرعت می‌تواند اشکالات را در بیشتر موارد حل کند و به علاوه تعداد کمی از شرکت های بزرگ می توانند از سفارشی سازی ERP امتناع کنند. هر فعالیت تجاری متفاوت و مجبور به داشتن روش های خاص خود است که این روش ها را فروشنده به هنگام ایجاد نرم‌افزارش در نظر نگرفته است. اشتباهی که شرکت ها می‌کنند این است که فکر می‌کنند عوض کردن عادات افرادشان از سفارشی سازی نرم افزار ساده تر است، در صورتی که چنین نیست. مجبور کردن افراد به استفاده از نرم افزار برای بهبود روش های کاریشان چالش بسیار مشکل تری است. اگر شرکت شما نسبت به تغییرات مقاوم باشد، آنگاه در پروژه ERP شما بیشتر احتمال شکست وجود دارد (مهدی عابدینی و همکاران،۱۳۸۶،۵۵).